Pflichtschulungen in der Apotheke

Pflichtschulungen in der Apotheke sind eine sich regelmäßig wiederholende Aufgabe. Der Gesetzgeber schreibt hierbei einige Themen und Wiederholungsintervalle explizit und andere nur indirekt vor. Dieser Beitrag bringt Licht ins Dunkel und schützt Dich somit vor unliebsamen Überraschungen.

Was sind Pflichtschulungen eigentlich?

Der Gesetzgeber legt Arbeitgebern – somit auch Apothekeninhaber:innen – regelmäßig die Pflicht auf, erforderliche Maßnahmen zum Schutz Ihrer Beschäftigten oder Dritter in Form von Unterweisungen bzw. Schulungen durchzuführen. Dies ist branchenübergreifend der Fall und grundsätzlich an die Eigenheiten am jeweiligen Arbeitsplatz angelehnt. Regelmäßig erforderlich sind somit Pflichtschulungen zum Arbeitsschutz (§ 12 ArbSchuG und  § 14 Abs. 2 GefStoffV), zum Brandschutz (ASR A 2.2), dem Datenschutz (Art.32, 39 Abs. 1 lit. b DSGVO) und zum Thema Antidiskriminierung (§ 12 AGG).

Die gesetzlich normierten Pflichtschulungen können im spezialgewerblichen Bereich über diese generellen Anforderungen hinausgehen. So werden abhängig vom Gefährdungspotenzial (auch für Dritte) regelmäßig weitere Schulungen erforderlich. Im Bereich der Apotheken geht es in erster Linie um den Patientenschutz (z. B. Pflichtschulung Hygiene nach § 4a ApBetrO), aber auch um den Spezialarbeitsschutz (§ 14 Abs. 2 GefStoffV).

Regelmäßig – teilweise sogar jährlich – stehen die Pflichtschulungen der Mitarbeitenden in der Apotheke an. Verantwortlich hierfür sind die Inhaber:innen.

Rahmenbedingungen

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Warum muss geschult werden?
Sinn und Zweck von Pflichtunterweisungen sind multifaktoriell. So gewährleisten systematische Schulungen die mitarbeiterübergreifene Information, bereiten diese ggf. auf neue Arbeitsumfelder vor, rufen die notwendige Schutzmaßnahmen regelmäßig in Erinnerung und dienen letztlich der klaren Haftungszuweisung im Schadensfall.

Die Vernachlässigung von Pflichtschulungen kann regelmäßig problematisch sein. Dies gilt insbesondere im Schadensfall. Hier wird sich der Arbeitgeber regelmäßig Haftungsansprüchen der Mitarbeiter, von Patienten oder Versicherungen erwehren müssen.
Im Bereich der Apotheken haben gesetzlich normierte Pflichtschulungen eine besondere Relevanz. Ihre Notwendigkeit ergibt sich im Prinzip aus der steten Entwicklung der rechtlichen Rahmenbedingungen sowie dem pharmazeutisch-medizinischen Fortschritt. Während die berufsrechtliche Fortbildungspflicht für Apotheker die Patienten auf der einen Seite vor fehlerbedingten Schäden schützen soll, so stützt sie im Schadensfall seine Haftungsansprüche. Diese Schutzwirkung der Fortbildungspflicht wird über u. a. die Vorschriften §§ 2 und 3 ApBetrO auf das Apothekenpersonal ausgeweitet, da der Apotheker zur regelmäßigen Schulung seiner Mitarbeiter verpflichtet wird (Pflichtschulungen in der Apotheke). Mithin geht es auch in Apotheken um die Fehlervermeidung und Schadenszuweisung.

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Wer muss geschult werden?
Zu Schulen sind grundsätzlich alle Mitarbeitenden. Allerdings benötigt nicht jeder, jeder Pflichtunterweisung, da diese nicht nur arbeitsplatzspezifisch i. S. v. Branche, Arbeitgeber, etc. sind, sondern auch tätigkeitsspezifisch.

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Wann muss geschult werden?
Bei neuen Mitarbeitenden sind ohne schuldhafte Verzögerung alle relevanten Unterweisungen durchzuführen. Auch bei jedem Tätigkeitswechsel ist zu prüfen, ob sich ein neuer Schulungs-/Unterweisungsbedarf für den Mitarbeitenden ergibt. 
Daneben stellt sich regelmäßig die Frage, wann die Schulungen wiederholt werden müssen. Es existieren gesetzlich vorgeschriebene Wiederholungsintervalle  zu den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutz und Blutuntersuchungen. Diese Schulungen sind jährlich zu wiederholen. Alle anderen Zyklen für Pflichtunterweisungen in der Apotheke sind nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie ergeben sich vielmehr aus haftungsrechtlichen Überlegungen. So ergibt sich eine Wiederholungsnotwendigkeit regelmäßig dann, wenn sich grundlegende Inhalte ändern. Spätestens dürfte dies mit dem Erscheinen neuere Auflagen der Schulungsmaterialien der Fall sein.

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Was muss geschult werden?
Pflichtunterweisungen, die alle Mitarbeitenden “hören” sollten, sind Arbeitsschutz/-sicherheit, Brandschutz, Antidiskriminierung, und Datenschutz sowie Hygiene. Alle weiteren Schulungen sollten aus Gründen des Aufwands an die jeweilige Tätigkeit in der Apotheke gebunden. Thematisch scheinen die Pflichtschulungen in der Apotheke dann für den typischen Umgang mit Arzneimitteln gesetzgeberisch zunächst auf Themen der Herstellung, Prüfung und Lagerung begrenzt (vgl. § 3 Abs. 1 S. 2 ApBetrO). Dabei handelt es sich allerdings nur um die „klassischen“ Pflichtschulungen nach § 3 ApBetrO. Ergänzt werden diese durch weitere apothekenspezifische Pflichtunterweisungen wie der Schulung für Blutuntersuchungen gemäß § 14 BioStoffV, oder im Falle der Heimversorgung eine Schulung zum Stellen und Verblistern gemäß § 34 Abs. 2 ApBetrO.

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Muss ich die Schulungen nachweisen?
Das interne Schulungssystem gehört in der Folge im QMS der Apotheke nach § 2a ApBetrO festgehalten und sollte stets auf den individuellen Schulungsbedarf in der Apotheke angepasst werden. Im Ergebnis liegt dann ein individueller und an der Versorgungsrealität der Apotheke orientierter Katalog der Pflichtschulungen in Apotheken vor dessen konsequente Umsetzung und Weiterentwicklung zu gewährleisten ist.

Eine konkrete Forderung, dass die Pflichtschulungen gemäß § 3 Abs. 1 ApBetrO zu dokumentieren sind, existiert für diese Schulungen  – entgegen der Schulungen zum Arbeitsschutz und Blutuntersuchungen – nicht ausdrücklich. Dennoch ergibt sie sich indirekt aus den Vorgaben zum QMS nach § 2a Abs. 3 ApBetrO. Der Apothekenleiter ist demnach dafür verantwortlich, dass die Überprüfungen und die Selbstinspektionen – wozu als Qualitätsmaßnahme auch die Unterweisungen/Schulungen gehören –  sowie die daraufhin erforderlichenfalls ergriffenen Maßnahmen dokumentiert werden. Nur so können Sinn und Zweck eines Qualitätsmanagements erfüllt werden. Folglich sollte jede Schulung dokumentiert werden. Dies erspart Diskussions- und Rechercheaufwand im Ansatz.

Der Aufwand der Dokumentation kann gering gehalten werden. Mangels vorgeschriebener Form genügt ein Kurzprotokoll. Der Inhalt kann sich i. d. R. auf die Teilnehmer, die Themen und gegebenenfalls zu ergreifende Maßnahmen wie die Anpassung von Arbeitsabläufen beschränken. Auch existieren inzwischen einige Softwarelösungen, die sowohl die Unterweisung an sich, als auch die direkte revisionssichere Archivierung ermöglichen.
Was also tun?

Und wie setze ich das jetzt um? Muss ich Präsenzschulungen durchführen?

Unterweisungen können durch den Inhaber selbst, aber auch durch fachkundige Dritte durchgeführt werden. Qualität und Verfügbarkeit vorausgesetzt, sind grundsätzlich auch digitale Medien zur Durchführung rechtssicher nutzbar. Die Nutzung dezentraler Schulungskonzepte wie etwa der der DAV-Akademie* birgt mehrere Vorteile. So muss das Apothekenteam nicht nach Dienstschluss gemeinsam vor Ort sein. Schulungen können individuell und jederzeit durchgeführt werden – das spart Zeit und Terminstress.

“Die Durchführung der gesetzlichen Pflichtschulungen in Apotheken ist aufwendig – keine Frage. Andererseits droht bei ihrer Vernachlässigung nicht nur Ärger mit der Aufsicht, sondern es kann auch arbeits- oder haftungsrechtlich problematisch werden. Man sollte sich immer vor Augen halten, dass der Gesetzgeber einen gewissen Zweck mit den Vorschriften verfolgt: der Schutz von Mitarbeitenden und Patient:innen”
Dr. Dennis A. Effertz
Founder

*Der Autor ist Herausgeber der Online-Schulungen.

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